??
一．接單：接單也即合同的簽定,，訂單的取得,。合同的書面形式并不限于某種特定的格式,。任何載明雙方當(dāng)事人名稱,，標(biāo)的物的質(zhì)量，數(shù)量,，價格,，交貨和支付等交易條件的書面文件，包括買賣雙方為達(dá)成交易而交換的信件,，電報或電傳,，都足以構(gòu)成書面合同。
1．下單方式：客戶下單的方式有：通過電話,，F(xiàn)ax, Email或書面合同等方式,。
2．接單的途徑：交易會，出訪，出國參展,，邀請客戶來訪,，利用我們的網(wǎng)站，等等,。
3．接單的形式：在出口貿(mào)易中，跟單員接的單沒有特定的限制,，最常見的是：
（1） 合同：（CONTRACT）合同有銷貨合同（SALES CONTRACT）和購貨合同（PURCHASE CONTRACT）,。前者由賣方草擬，后者由買方草擬,。
（2） 確認(rèn)書,；（/confirm/iATION）它比合同要簡化些。對異議,，仲裁,，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認(rèn)書（SALES /confirm/iATION）和購貨確認(rèn)書（PURCHASE /confirm/iATION）,。這種格式的合同一般適用于成交金額不大,，批次較多的輕工商品，日用品,，土特產(chǎn)等,。而合同用的比較正規(guī)。機器設(shè)備,，大棕貿(mào)易的進出口,。
還有協(xié)議書，意向書,，訂單和委托訂單等,。要提的是，客戶從國外直接發(fā)來的訂單或委托訂單,，我們收到后要回復(fù),，不能置之不理，否則算默認(rèn),。
4．接單的程序： 接單的程序可分為詢盤,，發(fā)盤，還盤和接受四個環(huán)節(jié),。
（1） 詢盤：（INQUIRY）又叫詢價,。
（2）發(fā)盤：（OFFER）又叫發(fā)價。是買方或賣方向?qū)Ψ教岢龈黜椊灰讞l件,，并愿意按照這些條件達(dá)成交易,，訂立合同的一種確定的表示。在實際業(yè)務(wù)中，發(fā)盤通常是一方在收到對方的詢盤后作出的,。
（3） 還盤：（COUNTER-OFFER）又叫還價,。
（4）接受（ACCEPTANCE）買方或賣方同意對方在發(fā)盤中提出的各項交易條件，并愿意按這些條件達(dá)成交易,，訂立合同的一種確定的表示,。
二．審單：即審核合同
1．審單內(nèi)容： 確認(rèn)產(chǎn)品名稱，規(guī)格,，質(zhì)量,，數(shù)量，單價,，價格條款,，總額，付款方式,，包裝要求,，交貨期，交貨方式,。
2．審單方法：
（1）產(chǎn)品名稱,，規(guī)格： 審查時產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品？與我們的產(chǎn)品資料能否對上號,？有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼同時也代表了規(guī)格,。
（2）質(zhì)量：也稱品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合,。在國際貨物買賣中,，貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進行審單的首要條件,。
（3） 數(shù)量： 應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時備妥,，其計量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定,。約數(shù)：如合同數(shù)量前加“約”,，可使交貨數(shù)量有適當(dāng)?shù)臋C動。國際上對約字的含義解釋不一,。有的認(rèn)為是2,。5%，有的認(rèn)為是5%,。按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》,，信用證上如規(guī)定約字，應(yīng)允許有不超過10%的增減幅度,。
（4）單價,，總額的審查：
1,、客戶下單有的會將單價標(biāo)出，我們要對照我們的報價表審查是否對,？總額有沒有加錯,？ 新客戶下單，要查看我們給他的報價,。
2,、通常我們以美元為結(jié)算貨幣，但也有以其它幣種的,。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣,。（英鎊，港幣,，歐元）
（5）價格條款的審查： 出口貨物的單價條款,，也稱價格術(shù)語,，常用的有：
FOB 船上交貨價（指裝運港的價格條件）,， C&F （Freight or Carriage Paid to…..）運費付至指定目地的交貨， CIF 成本+保險費+運費（指目的港）價格,。常用的FOB CFR CIF幾種價格的換算及公式介紹如下：
（1） FOB價格換算為其它價：
CFR價 = FOB價 + 運費
FOB價 +運費
CIF價 = --------------------------------
1 - 保險費率 X 投保加成
（2） CFR價格換算為其它價：
FOB價 = CFR價 – 運費
CFR價
CIF價 = ---------------------------------
1 – 保險費率 X 投保加成
（3） CIF價格換算為其它價：
FOB價 = CIF價 X （1 – 投保加成 X 保險費率） - 運費
CFR價 = CIF價 X （ 1 – 投保加成 X 保險費率）
（6）付款方式審查：
1. 付款方式是否能接受,？LC ，付定金,，等等,。
2. 支付的貨幣能否接受？
（7）包裝要求的審查：
1． 工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝,，展示給客戶能否接受,？
2． 客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做,？
3． 客戶提供的包裝資料是否齊全,？（內(nèi)包裝，外包裝,，標(biāo)簽,，說明書）
內(nèi)包裝：普合，白合,，彩合,，吸塑
外包裝：紙箱，木箱,，桶裝,，編織袋。最主要是嘜頭印刷,。
（8）交貨期的審查：跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理,，公司是否能及時籌備到貨物,，并裝船送達(dá)。交貨期一般應(yīng)規(guī)定一個期限,，而不是某個具體日期,。期限有長有短?？梢允?周,，3周，或一個月,，二個月,，一個季度或更長。
（9）交貨方式的審查： 運輸主要有海運,，陸運,，空運，郵寄等等,。
注：如運費由客戶支付,，客戶決定交貨方式。如我們付費,，盡量用海運,。如報的價是連同海運價，而客戶要求空運（趕銷售）,，我們可要求客戶承擔(dān)多出部分的費用,。
關(guān)于樣品： 要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步,。
1． 寄目錄,，樣本：
2． 準(zhǔn)備樣品。
（1） 工廠現(xiàn)有的款式
（2） 新款
（3） 客戶來樣,。
要領(lǐng)：無論老品,，新品，還是客戶來樣,，樣品都要寄給客人進行確認(rèn),。特別是新品可能要反復(fù)修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認(rèn)樣品,，以免客人在下單時找不到確認(rèn)樣,。在國際貿(mào)易中，憑樣品成交的比重很大,。作為
跟單員,，我們要做到：
A： 有完整的產(chǎn)品資料，主動進行宣傳,。
B： 新品的成本,，價格要進行核算,。
C： 新品的制作要留有實樣。
D： 客戶的來樣要保存好原樣,。
三．形式發(fā)票：PROFORMA INVOICE
買方為了向其本國當(dāng)局申請進口許可證或核批外匯,，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規(guī)格,，價格等條件開立的一份參考性發(fā)票,。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用，對雙方都無最終約束力,。為了區(qū)別于正式發(fā)票,，它必須明顯表明“形式發(fā)票”字樣。形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息,。（收貨人,，合同號，形式發(fā)票號,，開出日期）,。 產(chǎn)品信息 （品名，數(shù)量,，價格,，交貨期）,。合同條款（價格條款,，付款方法）。此外,，提供我們的銀行資料以便客戶開證或匯款,。
注意幾點：
1 .單價條款要明確 （FOB, CFR, CIF）
2 .交期要明確
3 .付款條件要明確 （LC, TT）
四．出口貨物跟單的基本程序：出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進。它以貨,，證,，船，款為中心,，包括備貨,，催證，改證,，租船訂倉,，(報關(guān)，報驗,，裝船),，制單，結(jié)匯等環(huán)節(jié),。我們將這些程序概括為：
(1).籌備貨物：按訂單及信用證的要求,，按時,，按質(zhì)，按量地備好貨物,。
(2).催審單證：大多數(shù)的支付方式是L/C,。對安全收匯有保障，因它是銀行信用,。只要所裝運貨物與信用證條款一致,，銀行保證付款。跟單員應(yīng)對以L/C為支付方式的合同進行催證,，審核和修改的跟蹤工作,。
催證：貨物快完成時，要催證,。
審證：審證是銀行和公司的共同職責(zé),，但在范圍和內(nèi)容上有所不同。銀行從政策面上審,，如開證的國家有無貿(mào)易往來,，開證行的資信等等。公司則審開證人和受益人是否正確,，L/C的貨物和金額與合同是否相同,，裝期，特別條款等,。
改證：審證后發(fā)現(xiàn)問題是常事,。包裝上，總金額,，效期,，包括拼寫錯誤。要求對方修改,，一份L/C,，可能有幾處問題，我們要一一指出,，一次性修改,。
(3).訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題后,，我們就要進入到出貨裝柜,，租船訂倉和裝船的階段。按CFR 和CIF成交的,，我們負(fù)責(zé)租船訂倉和裝船的手續(xù),。
首先： 出貨裝柜：（P。28）跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事,。這當(dāng)中要做的工作有貨柜選擇,，制作裝箱單,，跟蹤裝柜等。
A． 貨柜選擇：（P,。29）根據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜,。常用的有：20’ 29 – 30立方/17.5噸 40’ 58 – 61 立方/22.5噸 40’H 68 –71立方/27.5噸
B．制作裝箱單：（P。30）裝箱單著重表現(xiàn)貨物的包裝情況,。應(yīng)包括出貨的品名規(guī)格,，數(shù)量，箱數(shù),，毛凈重,，包裝尺碼，總體積,，箱號,，嘜頭等。
C．跟蹤裝柜：（P,。31）出貨前一天通知有關(guān)人員并確定出貨數(shù)量的準(zhǔn)確性,。協(xié)助生產(chǎn)部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后,，跟單員要監(jiān)裝,，指導(dǎo)貨物的擺放。如一個柜內(nèi)有幾種貨,，每一規(guī)格的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關(guān)查貨用,。
(4).制單結(jié)匯：是出口貨物跟單的最后一個環(huán)節(jié)。
A.制單：貨物裝船后,，跟單員要及時按L/C,，合同或其它單據(jù)的內(nèi)容制作各種單據(jù),。要在L/C的有效期內(nèi)將單據(jù)送交銀行,。出口單據(jù)主要有：匯票，發(fā)票,，海關(guān)發(fā)票,，提單，裝箱單,，產(chǎn)地證,，商檢證，保險單等,。
B.結(jié)匯:如按L/C的規(guī)定制作了單據(jù),，并及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了,。單據(jù)要求：正確,，完整,，及時，簡明,，整潔,。
五．進口貨物跟單的基本程序：
（1） 就是跟進進口合同的履行。其程序為：租船訂倉,，申請開證,，催交裝運，辦理保險,，商檢報關(guān)及接貨驗收等,。
一．采購跟單的基本要求：適當(dāng)?shù)慕回洉r間，適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量,，適當(dāng)?shù)慕回浀攸c,，適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量及適當(dāng)?shù)慕回泝r格。（適時,，適質(zhì),，適地，適量,，適價）
二．物料采購跟單的原因： 以下原因造成我們要對物料進行跟催：
1,、供應(yīng)商方面的原因：由于供應(yīng)商方面的原因造成交貨不及時，而使我們必須跟單的原因有：超過產(chǎn)能的接單和超過技術(shù)水準(zhǔn)的接單,。制程管理不良,，質(zhì)量管理不充分而造成不良品的增多。來自低工資的員工工作效率低,，完不成等原因,。
2、企業(yè)方面的原因：供應(yīng)商的選定有誤,，對他的產(chǎn)能和技術(shù)調(diào)查不足,。所要求的品質(zhì)沒說清楚。價格的決定很勉強,。進度的掌握和督促不力,。下訂單到過遠(yuǎn)的地方。
3,、 溝通方面的原因：信息交換不及時,。
三.物料采購跟單流程：
1、 制作訂購單: 跟單員接到所需部門的請購單,，要制成訂購單傳給供應(yīng)商,。制訂購單時注意：審查請購單。熟悉訂購的物料，價格確認(rèn),，確認(rèn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),。確認(rèn)物料需求量，制定訂單說明書,，發(fā)出訂購單,。（制作采購單P。26）,，將要采購的物料名稱,，規(guī)格型號，數(shù)量,，價格,。交期等要求表達(dá)清楚。采購單經(jīng)審核無誤后發(fā)給供應(yīng)商,，并要求供應(yīng)商簽字回傳,。
2、訂單跟蹤：對長期合作的,，信譽好的供應(yīng)商可以不進行跟蹤,。跟蹤加工工藝，跟蹤原材料,，跟蹤加工過程,，跟蹤組裝總測，跟蹤包裝入庫,。
3,、物料檢驗：確定檢驗日期，通知檢驗人員,，進行物料檢驗,，處理檢驗問題。
4,、物料進倉：協(xié)調(diào)送貨,，協(xié)調(diào)接受，通知送貨,，物料入庫,，處理接受問題。
四．物料采購跟單的方法策略：催單的目的是使供應(yīng)商在必要的時候送達(dá)所采購的物料,，使企業(yè)的經(jīng)營成本降低。
1． 催單的方法：
（1）按訂單跟催,。按訂單預(yù)定的進料日期提前一定時間進行跟催,。
（2）定期跟催。于每周固定時間，將要跟催的訂單整理好,，打印成報表定期統(tǒng)一跟催,。
生產(chǎn)過程跟單主要是了解企業(yè)的生產(chǎn)進度能否滿足定單的交貨期，產(chǎn)品是否按訂單生產(chǎn),，因此跟單員要深入企業(yè)的生產(chǎn)車間查驗產(chǎn)品的質(zhì)量與生產(chǎn)進度,，發(fā)現(xiàn)問題要及時處理。因為生產(chǎn)過程跟單的基本要求是使企業(yè)能按訂單即時交貨及按訂單約定的質(zhì)量交貨,。所以我們要深入到生產(chǎn)線,，查看進度，查看質(zhì)量,。
一．生產(chǎn)過程跟單的基本要求：
1,、按時交貨：要使生產(chǎn)進度與訂單交貨期相吻合，做到不提前也不推遲,。
2,、按質(zhì)交貨：生產(chǎn)出來的產(chǎn)品符合訂單的質(zhì)量要求。
二．生產(chǎn)過程跟單的流程：
1,、下達(dá)生產(chǎn)通知書,。跟單員接到客戶訂單后，應(yīng)將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單,。通知單要明確客戶所訂產(chǎn)品的名稱,，規(guī)格型號，數(shù)量,，包裝要求,，交貨期等。
2,、分析生產(chǎn)能力,。 生產(chǎn)通知單下達(dá)后，要分析企業(yè)的生產(chǎn)能力,。能否按期,，按質(zhì)地交貨。如不能應(yīng)采取什么措施,？要不要外包,？
3、制定生產(chǎn)計劃： 生產(chǎn)計劃的制定及實施關(guān)系著生產(chǎn)管理及交貨的成敗,。跟單員要協(xié)助生管人員將訂單及時轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單,。
4、跟蹤生產(chǎn)進度
（1） 生產(chǎn)進度控制流程：
（2） 生產(chǎn)進度控制作業(yè)程序
（3） 生產(chǎn)進度控制重點： 實際進度與計劃進度發(fā)生差異,，要找原因,。
（4） 跟蹤生產(chǎn)進度的表單：生產(chǎn)日報表，生產(chǎn)進度差異分析表，生產(chǎn)進度控制表,，生產(chǎn)異常處理表,，生產(chǎn)線進度跟蹤表。
5.交期延誤：如是工廠原因,，要通知客戶,，取得同意后方可出貨。如不同意,，一是協(xié)商,，我們可承擔(dān)部分費用將貨出去。二就只好取消訂單了,。
6.我們再提一下有關(guān)訂單的更改問題：客戶對已下的訂單因市場變化會有更改,，有數(shù)量上的，（或增加,，或減少）,。有包裝上的。（彩印,，或白合）,。有交期的變更。（或提前,，或推遲）,。接到客戶要求變更，首先要看改什么,？能否接收,？如我們的貨已生產(chǎn)的差不多了，已收尾,，就不可能再更改了,。如還沒按排，問題不大,。如已按排了部份,，要進行協(xié)商。比如數(shù)量要減,，我們已按原數(shù)量采購了材料,。
1．下單方式：客戶下單的方式有：通過電話,，F(xiàn)ax, Email或書面合同等方式,。
2．接單的途徑：交易會，出訪，出國參展,，邀請客戶來訪,，利用我們的網(wǎng)站，等等,。
3．接單的形式：在出口貿(mào)易中，跟單員接的單沒有特定的限制,，最常見的是：
（1） 合同：（CONTRACT）合同有銷貨合同（SALES CONTRACT）和購貨合同（PURCHASE CONTRACT）,。前者由賣方草擬，后者由買方草擬,。
（2） 確認(rèn)書,；（/confirm/iATION）它比合同要簡化些。對異議,，仲裁,，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認(rèn)書（SALES /confirm/iATION）和購貨確認(rèn)書（PURCHASE /confirm/iATION）,。這種格式的合同一般適用于成交金額不大,，批次較多的輕工商品，日用品,，土特產(chǎn)等,。而合同用的比較正規(guī)。機器設(shè)備,，大棕貿(mào)易的進出口,。
還有協(xié)議書，意向書,，訂單和委托訂單等,。要提的是，客戶從國外直接發(fā)來的訂單或委托訂單,，我們收到后要回復(fù),，不能置之不理，否則算默認(rèn),。
4．接單的程序： 接單的程序可分為詢盤,，發(fā)盤，還盤和接受四個環(huán)節(jié),。
（1） 詢盤：（INQUIRY）又叫詢價,。
（2）發(fā)盤：（OFFER）又叫發(fā)價。是買方或賣方向?qū)Ψ教岢龈黜椊灰讞l件,，并愿意按照這些條件達(dá)成交易,，訂立合同的一種確定的表示。在實際業(yè)務(wù)中，發(fā)盤通常是一方在收到對方的詢盤后作出的,。
（3） 還盤：（COUNTER-OFFER）又叫還價,。
（4）接受（ACCEPTANCE）買方或賣方同意對方在發(fā)盤中提出的各項交易條件，并愿意按這些條件達(dá)成交易,，訂立合同的一種確定的表示,。
二．審單：即審核合同
1．審單內(nèi)容： 確認(rèn)產(chǎn)品名稱，規(guī)格,，質(zhì)量,，數(shù)量，單價,，價格條款,，總額，付款方式,，包裝要求,，交貨期，交貨方式,。
2．審單方法：
（1）產(chǎn)品名稱,，規(guī)格： 審查時產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品？與我們的產(chǎn)品資料能否對上號,？有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼同時也代表了規(guī)格,。
（2）質(zhì)量：也稱品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合,。在國際貨物買賣中,，貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進行審單的首要條件,。
（3） 數(shù)量： 應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時備妥,，其計量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定,。約數(shù)：如合同數(shù)量前加“約”,，可使交貨數(shù)量有適當(dāng)?shù)臋C動。國際上對約字的含義解釋不一,。有的認(rèn)為是2,。5%，有的認(rèn)為是5%,。按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》,，信用證上如規(guī)定約字，應(yīng)允許有不超過10%的增減幅度,。
（4）單價,，總額的審查：
1,、客戶下單有的會將單價標(biāo)出，我們要對照我們的報價表審查是否對,？總額有沒有加錯,？ 新客戶下單，要查看我們給他的報價,。
2,、通常我們以美元為結(jié)算貨幣，但也有以其它幣種的,。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣,。（英鎊，港幣,，歐元）
（5）價格條款的審查： 出口貨物的單價條款,，也稱價格術(shù)語,，常用的有：
FOB 船上交貨價（指裝運港的價格條件）,， C&F （Freight or Carriage Paid to…..）運費付至指定目地的交貨， CIF 成本+保險費+運費（指目的港）價格,。常用的FOB CFR CIF幾種價格的換算及公式介紹如下：
（1） FOB價格換算為其它價：
CFR價 = FOB價 + 運費
FOB價 +運費
CIF價 = --------------------------------
1 - 保險費率 X 投保加成
（2） CFR價格換算為其它價：
FOB價 = CFR價 – 運費
CFR價
CIF價 = ---------------------------------
1 – 保險費率 X 投保加成
（3） CIF價格換算為其它價：
FOB價 = CIF價 X （1 – 投保加成 X 保險費率） - 運費
CFR價 = CIF價 X （ 1 – 投保加成 X 保險費率）
（6）付款方式審查：
1. 付款方式是否能接受,？LC ，付定金,，等等,。
2. 支付的貨幣能否接受？
（7）包裝要求的審查：
1． 工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝,，展示給客戶能否接受,？
2． 客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做,？
3． 客戶提供的包裝資料是否齊全,？（內(nèi)包裝，外包裝,，標(biāo)簽,，說明書）
內(nèi)包裝：普合，白合,，彩合,，吸塑
外包裝：紙箱，木箱,，桶裝,，編織袋。最主要是嘜頭印刷,。
（8）交貨期的審查：跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理,，公司是否能及時籌備到貨物,，并裝船送達(dá)。交貨期一般應(yīng)規(guī)定一個期限,，而不是某個具體日期,。期限有長有短?？梢允?周,，3周，或一個月,，二個月,，一個季度或更長。
（9）交貨方式的審查： 運輸主要有海運,，陸運,，空運，郵寄等等,。
注：如運費由客戶支付,，客戶決定交貨方式。如我們付費,，盡量用海運,。如報的價是連同海運價，而客戶要求空運（趕銷售）,，我們可要求客戶承擔(dān)多出部分的費用,。
關(guān)于樣品： 要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步,。
1． 寄目錄,，樣本：
2． 準(zhǔn)備樣品。
（1） 工廠現(xiàn)有的款式
（2） 新款
（3） 客戶來樣,。
要領(lǐng)：無論老品,，新品，還是客戶來樣,，樣品都要寄給客人進行確認(rèn),。特別是新品可能要反復(fù)修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認(rèn)樣品,，以免客人在下單時找不到確認(rèn)樣,。在國際貿(mào)易中，憑樣品成交的比重很大,。作為
跟單員,，我們要做到：
A： 有完整的產(chǎn)品資料，主動進行宣傳,。
B： 新品的成本,，價格要進行核算,。
C： 新品的制作要留有實樣。
D： 客戶的來樣要保存好原樣,。
三．形式發(fā)票：PROFORMA INVOICE
買方為了向其本國當(dāng)局申請進口許可證或核批外匯,，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規(guī)格,，價格等條件開立的一份參考性發(fā)票,。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用，對雙方都無最終約束力,。為了區(qū)別于正式發(fā)票,，它必須明顯表明“形式發(fā)票”字樣。形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息,。（收貨人,，合同號，形式發(fā)票號,，開出日期）,。 產(chǎn)品信息 （品名，數(shù)量,，價格,，交貨期）,。合同條款（價格條款,，付款方法）。此外,，提供我們的銀行資料以便客戶開證或匯款,。
注意幾點：
1 .單價條款要明確 （FOB, CFR, CIF）
2 .交期要明確
3 .付款條件要明確 （LC, TT）
四．出口貨物跟單的基本程序：出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進。它以貨,，證,，船，款為中心,，包括備貨,，催證，改證,，租船訂倉,，(報關(guān)，報驗,，裝船),，制單，結(jié)匯等環(huán)節(jié),。我們將這些程序概括為：
(1).籌備貨物：按訂單及信用證的要求,，按時,，按質(zhì)，按量地備好貨物,。
(2).催審單證：大多數(shù)的支付方式是L/C,。對安全收匯有保障，因它是銀行信用,。只要所裝運貨物與信用證條款一致,，銀行保證付款。跟單員應(yīng)對以L/C為支付方式的合同進行催證,，審核和修改的跟蹤工作,。
催證：貨物快完成時，要催證,。
審證：審證是銀行和公司的共同職責(zé),，但在范圍和內(nèi)容上有所不同。銀行從政策面上審,，如開證的國家有無貿(mào)易往來,，開證行的資信等等。公司則審開證人和受益人是否正確,，L/C的貨物和金額與合同是否相同,，裝期，特別條款等,。
改證：審證后發(fā)現(xiàn)問題是常事,。包裝上，總金額,，效期,，包括拼寫錯誤。要求對方修改,，一份L/C,，可能有幾處問題，我們要一一指出,，一次性修改,。
(3).訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題后,，我們就要進入到出貨裝柜,，租船訂倉和裝船的階段。按CFR 和CIF成交的,，我們負(fù)責(zé)租船訂倉和裝船的手續(xù),。
首先： 出貨裝柜：（P。28）跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事,。這當(dāng)中要做的工作有貨柜選擇,，制作裝箱單,，跟蹤裝柜等。
A． 貨柜選擇：（P,。29）根據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜,。常用的有：20’ 29 – 30立方/17.5噸 40’ 58 – 61 立方/22.5噸 40’H 68 –71立方/27.5噸
B．制作裝箱單：（P。30）裝箱單著重表現(xiàn)貨物的包裝情況,。應(yīng)包括出貨的品名規(guī)格,，數(shù)量，箱數(shù),，毛凈重,，包裝尺碼，總體積,，箱號,，嘜頭等。
C．跟蹤裝柜：（P,。31）出貨前一天通知有關(guān)人員并確定出貨數(shù)量的準(zhǔn)確性,。協(xié)助生產(chǎn)部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后,，跟單員要監(jiān)裝,，指導(dǎo)貨物的擺放。如一個柜內(nèi)有幾種貨,，每一規(guī)格的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關(guān)查貨用,。
(4).制單結(jié)匯：是出口貨物跟單的最后一個環(huán)節(jié)。
A.制單：貨物裝船后,，跟單員要及時按L/C,，合同或其它單據(jù)的內(nèi)容制作各種單據(jù),。要在L/C的有效期內(nèi)將單據(jù)送交銀行,。出口單據(jù)主要有：匯票，發(fā)票,，海關(guān)發(fā)票,，提單，裝箱單,，產(chǎn)地證,，商檢證，保險單等,。
B.結(jié)匯:如按L/C的規(guī)定制作了單據(jù),，并及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了,。單據(jù)要求：正確,，完整,，及時，簡明,，整潔,。
五．進口貨物跟單的基本程序：
（1） 就是跟進進口合同的履行。其程序為：租船訂倉,，申請開證,，催交裝運，辦理保險,，商檢報關(guān)及接貨驗收等,。
一．采購跟單的基本要求：適當(dāng)?shù)慕回洉r間，適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量,，適當(dāng)?shù)慕回浀攸c,，適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量及適當(dāng)?shù)慕回泝r格。（適時,，適質(zhì),，適地，適量,，適價）
二．物料采購跟單的原因： 以下原因造成我們要對物料進行跟催：
1,、供應(yīng)商方面的原因：由于供應(yīng)商方面的原因造成交貨不及時，而使我們必須跟單的原因有：超過產(chǎn)能的接單和超過技術(shù)水準(zhǔn)的接單,。制程管理不良,，質(zhì)量管理不充分而造成不良品的增多。來自低工資的員工工作效率低,，完不成等原因,。
2、企業(yè)方面的原因：供應(yīng)商的選定有誤,，對他的產(chǎn)能和技術(shù)調(diào)查不足,。所要求的品質(zhì)沒說清楚。價格的決定很勉強,。進度的掌握和督促不力,。下訂單到過遠(yuǎn)的地方。
3,、 溝通方面的原因：信息交換不及時,。
三.物料采購跟單流程：
1、 制作訂購單: 跟單員接到所需部門的請購單,，要制成訂購單傳給供應(yīng)商,。制訂購單時注意：審查請購單。熟悉訂購的物料，價格確認(rèn),，確認(rèn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),。確認(rèn)物料需求量，制定訂單說明書,，發(fā)出訂購單,。（制作采購單P。26）,，將要采購的物料名稱,，規(guī)格型號，數(shù)量,，價格,。交期等要求表達(dá)清楚。采購單經(jīng)審核無誤后發(fā)給供應(yīng)商,，并要求供應(yīng)商簽字回傳,。
2、訂單跟蹤：對長期合作的,，信譽好的供應(yīng)商可以不進行跟蹤,。跟蹤加工工藝，跟蹤原材料,，跟蹤加工過程,，跟蹤組裝總測，跟蹤包裝入庫,。
3,、物料檢驗：確定檢驗日期，通知檢驗人員,，進行物料檢驗,，處理檢驗問題。
4,、物料進倉：協(xié)調(diào)送貨,，協(xié)調(diào)接受，通知送貨,，物料入庫,，處理接受問題。
四．物料采購跟單的方法策略：催單的目的是使供應(yīng)商在必要的時候送達(dá)所采購的物料,，使企業(yè)的經(jīng)營成本降低。
1． 催單的方法：
（1）按訂單跟催,。按訂單預(yù)定的進料日期提前一定時間進行跟催,。
（2）定期跟催。于每周固定時間，將要跟催的訂單整理好,，打印成報表定期統(tǒng)一跟催,。
生產(chǎn)過程跟單主要是了解企業(yè)的生產(chǎn)進度能否滿足定單的交貨期，產(chǎn)品是否按訂單生產(chǎn),，因此跟單員要深入企業(yè)的生產(chǎn)車間查驗產(chǎn)品的質(zhì)量與生產(chǎn)進度,，發(fā)現(xiàn)問題要及時處理。因為生產(chǎn)過程跟單的基本要求是使企業(yè)能按訂單即時交貨及按訂單約定的質(zhì)量交貨,。所以我們要深入到生產(chǎn)線,，查看進度，查看質(zhì)量,。
一．生產(chǎn)過程跟單的基本要求：
1,、按時交貨：要使生產(chǎn)進度與訂單交貨期相吻合，做到不提前也不推遲,。
2,、按質(zhì)交貨：生產(chǎn)出來的產(chǎn)品符合訂單的質(zhì)量要求。
二．生產(chǎn)過程跟單的流程：
1,、下達(dá)生產(chǎn)通知書,。跟單員接到客戶訂單后，應(yīng)將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單,。通知單要明確客戶所訂產(chǎn)品的名稱,，規(guī)格型號，數(shù)量,，包裝要求,，交貨期等。
2,、分析生產(chǎn)能力,。 生產(chǎn)通知單下達(dá)后，要分析企業(yè)的生產(chǎn)能力,。能否按期,，按質(zhì)地交貨。如不能應(yīng)采取什么措施,？要不要外包,？
3、制定生產(chǎn)計劃： 生產(chǎn)計劃的制定及實施關(guān)系著生產(chǎn)管理及交貨的成敗,。跟單員要協(xié)助生管人員將訂單及時轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單,。
4、跟蹤生產(chǎn)進度
（1） 生產(chǎn)進度控制流程：
（2） 生產(chǎn)進度控制作業(yè)程序
（3） 生產(chǎn)進度控制重點： 實際進度與計劃進度發(fā)生差異,，要找原因,。
（4） 跟蹤生產(chǎn)進度的表單：生產(chǎn)日報表，生產(chǎn)進度差異分析表，生產(chǎn)進度控制表,，生產(chǎn)異常處理表,，生產(chǎn)線進度跟蹤表。
5.交期延誤：如是工廠原因,，要通知客戶,，取得同意后方可出貨。如不同意,，一是協(xié)商,，我們可承擔(dān)部分費用將貨出去。二就只好取消訂單了,。
6.我們再提一下有關(guān)訂單的更改問題：客戶對已下的訂單因市場變化會有更改,，有數(shù)量上的，（或增加,，或減少）,。有包裝上的。（彩印,，或白合）,。有交期的變更。（或提前,，或推遲）,。接到客戶要求變更，首先要看改什么,？能否接收,？如我們的貨已生產(chǎn)的差不多了，已收尾,，就不可能再更改了,。如還沒按排，問題不大,。如已按排了部份,，要進行協(xié)商。比如數(shù)量要減,，我們已按原數(shù)量采購了材料,。
