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一．接單：接單也即合同的簽定,，訂單的取得。合同的書(shū)面形式并不限于某種特定的格式,。任何載明雙方當(dāng)事人名稱(chēng),，標(biāo)的物的質(zhì)量，數(shù)量,，價(jià)格,，交貨和支付等交易條件的書(shū)面文件，包括買(mǎi)賣(mài)雙方為達(dá)成交易而交換的信件,，電報(bào)或電傳,，都足以構(gòu)成書(shū)面合同。
1．下單方式：客戶(hù)下單的方式有：通過(guò)電話,，F(xiàn)ax, Email或書(shū)面合同等方式,。
2．接單的途徑：交易會(huì)，出訪,，出國(guó)參展,，邀請(qǐng)客戶(hù)來(lái)訪，利用我們的網(wǎng)站,，等等,。
3．接單的形式：在出口貿(mào)易中，跟單員接的單沒(méi)有特定的限制,，最常見(jiàn)的是：
（1） 合同：（CONTRACT）合同有銷(xiāo)貨合同（SALES CONTRACT）和購(gòu)貨合同（PURCHASE CONTRACT）,。前者由賣(mài)方草擬，后者由買(mǎi)方草擬,。
（2） 確認(rèn)書(shū),；（/confirm/iATION）它比合同要簡(jiǎn)化些。對(duì)異議,，仲裁,，不可抗力等條款都不列入。它也有銷(xiāo)貨確認(rèn)書(shū)（SALES /confirm/iATION）和購(gòu)貨確認(rèn)書(shū)（PURCHASE /confirm/iATION）,。這種格式的合同一般適用于成交金額不大,，批次較多的輕工商品,，日用品，土特產(chǎn)等,。而合同用的比較正規(guī),。機(jī)器設(shè)備，大棕貿(mào)易的進(jìn)出口,。
還有協(xié)議書(shū),，意向書(shū)，訂單和委托訂單等,。要提的是,，客戶(hù)從國(guó)外直接發(fā)來(lái)的訂單或委托訂單，我們收到后要回復(fù),，不能置之不理,，否則算默認(rèn)。
4．接單的程序： 接單的程序可分為詢(xún)盤(pán),，發(fā)盤(pán),，還盤(pán)和接受四個(gè)環(huán)節(jié)。
（1） 詢(xún)盤(pán)：（INQUIRY）又叫詢(xún)價(jià),。
（2）發(fā)盤(pán)：（OFFER）又叫發(fā)價(jià),。是買(mǎi)方或賣(mài)方向?qū)Ψ教岢龈黜?xiàng)交易條件,，并愿意按照這些條件達(dá)成交易,，訂立合同的一種確定的表示。在實(shí)際業(yè)務(wù)中,，發(fā)盤(pán)通常是一方在收到對(duì)方的詢(xún)盤(pán)后作出的,。
（3） 還盤(pán)：（COUNTER-OFFER）又叫還價(jià)。
（4）接受（ACCEPTANCE）買(mǎi)方或賣(mài)方同意對(duì)方在發(fā)盤(pán)中提出的各項(xiàng)交易條件,，并愿意按這些條件達(dá)成交易,，訂立合同的一種確定的表示。
二．審單：即審核合同
1．審單內(nèi)容： 確認(rèn)產(chǎn)品名稱(chēng),，規(guī)格,，質(zhì)量，數(shù)量,，單價(jià),，價(jià)格條款，總額,，付款方式,，包裝要求，交貨期,，交貨方式,。
2．審單方法：
（1）產(chǎn)品名稱(chēng),，規(guī)格： 審查時(shí)產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品？與我們的產(chǎn)品資料能否對(duì)上號(hào),？有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱(chēng)的代碼同時(shí)也代表了規(guī)格,。
（2）質(zhì)量：也稱(chēng)品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合,。在國(guó)際貨物買(mǎi)賣(mài)中,，貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進(jìn)行審單的首要條件,。
（3） 數(shù)量： 應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時(shí)備妥,，其計(jì)量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定,。約數(shù)：如合同數(shù)量前加“約”,，可使交貨數(shù)量有適當(dāng)?shù)臋C(jī)動(dòng)。國(guó)際上對(duì)約字的含義解釋不一,。有的認(rèn)為是2,。5%，有的認(rèn)為是5%,。按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》,，信用證上如規(guī)定約字，應(yīng)允許有不超過(guò)10%的增減幅度,。
（4）單價(jià),，總額的審查：
1、客戶(hù)下單有的會(huì)將單價(jià)標(biāo)出,，我們要對(duì)照我們的報(bào)價(jià)表審查是否對(duì),？總額有沒(méi)有加錯(cuò)？ 新客戶(hù)下單,，要查看我們給他的報(bào)價(jià),。
2、通常我們以美元為結(jié)算貨幣,，但也有以其它幣種的,。要注意的是要用在國(guó)際上流通的硬貨幣。（英鎊,，港幣,，歐元）
（5）價(jià)格條款的審查： 出口貨物的單價(jià)條款，也稱(chēng)價(jià)格術(shù)語(yǔ),，常用的有：
FOB 船上交貨價(jià)（指裝運(yùn)港的價(jià)格條件）,， C&F （Freight or Carriage Paid to…..）運(yùn)費(fèi)付至指定目地的交貨， CIF 成本+保險(xiǎn)費(fèi)+運(yùn)費(fèi)（指目的港）價(jià)格。常用的FOB CFR CIF幾種價(jià)格的換算及公式介紹如下：
（1） FOB價(jià)格換算為其它價(jià)：
CFR價(jià) = FOB價(jià) + 運(yùn)費(fèi)
FOB價(jià) +運(yùn)費(fèi)
CIF價(jià) = --------------------------------
1 - 保險(xiǎn)費(fèi)率 X 投保加成
（2） CFR價(jià)格換算為其它價(jià)：
FOB價(jià) = CFR價(jià) – 運(yùn)費(fèi)
CFR價(jià)
CIF價(jià) = ---------------------------------
1 – 保險(xiǎn)費(fèi)率 X 投保加成
（3） CIF價(jià)格換算為其它價(jià)：
FOB價(jià) = CIF價(jià) X （1 – 投保加成 X 保險(xiǎn)費(fèi)率） - 運(yùn)費(fèi)
CFR價(jià) = CIF價(jià) X （ 1 – 投保加成 X 保險(xiǎn)費(fèi)率）
（6）付款方式審查：
1. 付款方式是否能接受,？LC ,，付定金，等等,。
2. 支付的貨幣能否接受,？
（7）包裝要求的審查：
1． 工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝，展示給客戶(hù)能否接受,？
2． 客戶(hù)提供的包裝（彩印,，尺寸）我們能否做？
3． 客戶(hù)提供的包裝資料是否齊全,？（內(nèi)包裝,，外包裝，標(biāo)簽,，說(shuō)明書(shū)）
內(nèi)包裝：普合,，白合，彩合,，吸塑
外包裝：紙箱,，木箱，桶裝,，編織袋,。最主要是嘜頭印刷。
（8）交貨期的審查：跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理,，公司是否能及時(shí)籌備到貨物,，并裝船送達(dá)。交貨期一般應(yīng)規(guī)定一個(gè)期限,，而不是某個(gè)具體日期,。期限有長(zhǎng)有短,?？梢允?周，3周,，或一個(gè)月,，二個(gè)月，一個(gè)季度或更長(zhǎng),。
（9）交貨方式的審查： 運(yùn)輸主要有海運(yùn),，陸運(yùn)，空運(yùn),，郵寄等等,。
注：如運(yùn)費(fèi)由客戶(hù)支付，客戶(hù)決定交貨方式。如我們付費(fèi),，盡量用海運(yùn),。如報(bào)的價(jià)是連同海運(yùn)價(jià)，而客戶(hù)要求空運(yùn)（趕銷(xiāo)售）,，我們可要求客戶(hù)承擔(dān)多出部分的費(fèi)用,。
關(guān)于樣品： 要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步,。
1． 寄目錄,，樣本：
2． 準(zhǔn)備樣品。
（1） 工廠現(xiàn)有的款式
（2） 新款
（3） 客戶(hù)來(lái)樣,。
要領(lǐng)：無(wú)論老品,，新品，還是客戶(hù)來(lái)樣,，樣品都要寄給客人進(jìn)行確認(rèn),。特別是新品可能要反復(fù)修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認(rèn)樣品,，以免客人在下單時(shí)找不到確認(rèn)樣,。在國(guó)際貿(mào)易中，憑樣品成交的比重很大,。作為
跟單員,，我們要做到：
A： 有完整的產(chǎn)品資料，主動(dòng)進(jìn)行宣傳,。
B： 新品的成本,，價(jià)格要進(jìn)行核算。
C： 新品的制作要留有實(shí)樣,。
D： 客戶(hù)的來(lái)樣要保存好原樣,。
三．形式發(fā)票：PROFORMA INVOICE
買(mǎi)方為了向其本國(guó)當(dāng)局申請(qǐng)進(jìn)口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱(chēng),，規(guī)格,，價(jià)格等條件開(kāi)立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用,，對(duì)雙方都無(wú)最終約束力,。為了區(qū)別于正式發(fā)票，它必須明顯表明“形式發(fā)票”字樣,。形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息,。（收貨人，合同號(hào),，形式發(fā)票號(hào),，開(kāi)出日期）。 產(chǎn)品信息 （品名，數(shù)量,，價(jià)格,，交貨期）。合同條款（價(jià)格條款,，付款方法）,。此外，提供我們的銀行資料以便客戶(hù)開(kāi)證或匯款,。
注意幾點(diǎn)：
1 .單價(jià)條款要明確 （FOB, CFR, CIF）
2 .交期要明確
3 .付款條件要明確 （LC, TT）
四．出口貨物跟單的基本程序：出口貨物跟單是跟單員對(duì)履行合同的跟進(jìn),。它以貨，證,，船,，款為中心，包括備貨,，催證,，改證，租船訂倉(cāng),，(報(bào)關(guān),，報(bào)驗(yàn)，裝船),，制單,，結(jié)匯等環(huán)節(jié)。我們將這些程序概括為：
(1).籌備貨物：按訂單及信用證的要求,，按時(shí),，按質(zhì)，按量地備好貨物,。
(2).催審單證：大多數(shù)的支付方式是L/C,。對(duì)安全收匯有保障，因它是銀行信用,。只要所裝運(yùn)貨物與信用證條款一致,，銀行保證付款。跟單員應(yīng)對(duì)以L/C為支付方式的合同進(jìn)行催證,，審核和修改的跟蹤工作,。
催證：貨物快完成時(shí)，要催證,。
審證：審證是銀行和公司的共同職責(zé)，但在范圍和內(nèi)容上有所不同,。銀行從政策面上審,，如開(kāi)證的國(guó)家有無(wú)貿(mào)易往來(lái)，開(kāi)證行的資信等等。公司則審開(kāi)證人和受益人是否正確,，L/C的貨物和金額與合同是否相同,，裝期，特別條款等,。
改證：審證后發(fā)現(xiàn)問(wèn)題是常事,。包裝上，總金額,，效期,，包括拼寫(xiě)錯(cuò)誤。要求對(duì)方修改,，一份L/C,，可能有幾處問(wèn)題，我們要一一指出,，一次性修改,。
(3).訂倉(cāng)裝船：貨物備妥，L/C沒(méi)問(wèn)題后,，我們就要進(jìn)入到出貨裝柜,，租船訂倉(cāng)和裝船的階段。按CFR 和CIF成交的,，我們負(fù)責(zé)租船訂倉(cāng)和裝船的手續(xù),。
首先： 出貨裝柜：（P。28）跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事,。這當(dāng)中要做的工作有貨柜選擇,，制作裝箱單，跟蹤裝柜等,。
A． 貨柜選擇：（P,。29）根據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：20’ 29 – 30立方/17.5噸 40’ 58 – 61 立方/22.5噸 40’H 68 –71立方/27.5噸
B．制作裝箱單：（P,。30）裝箱單著重表現(xiàn)貨物的包裝情況,。應(yīng)包括出貨的品名規(guī)格，數(shù)量,，箱數(shù),，毛凈重，包裝尺碼,，總體積,，箱號(hào)，嘜頭等,。
C．跟蹤裝柜：（P,。31）出貨前一天通知有關(guān)人員并確定出貨數(shù)量的準(zhǔn)確性,。協(xié)助生產(chǎn)部門(mén)安排好人員裝柜。貨柜到廠后,，跟單員要監(jiān)裝,，指導(dǎo)貨物的擺放。如一個(gè)柜內(nèi)有幾種貨,，每一規(guī)格的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關(guān)查貨用,。
(4).制單結(jié)匯：是出口貨物跟單的最后一個(gè)環(huán)節(jié)。
A.制單：貨物裝船后,，跟單員要及時(shí)按L/C,，合同或其它單據(jù)的內(nèi)容制作各種單據(jù)。要在L/C的有效期內(nèi)將單據(jù)送交銀行,。出口單據(jù)主要有：匯票,，發(fā)票，海關(guān)發(fā)票,，提單,，裝箱單，產(chǎn)地證,，商檢證,，保險(xiǎn)單等。
B.結(jié)匯:如按L/C的規(guī)定制作了單據(jù),，并及時(shí)送交了銀行,，我們就可及時(shí)收到貨款了。單據(jù)要求：正確,，完整,，及時(shí)，簡(jiǎn)明,，整潔,。
五．進(jìn)口貨物跟單的基本程序：
（1） 就是跟進(jìn)進(jìn)口合同的履行。其程序?yàn)椋鹤獯唫}(cāng),，申請(qǐng)開(kāi)證,，催交裝運(yùn)，辦理保險(xiǎn),，商檢報(bào)關(guān)及接貨驗(yàn)收等,。
一．采購(gòu)跟單的基本要求：適當(dāng)?shù)慕回洉r(shí)間，適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量,，適當(dāng)?shù)慕回浀攸c(diǎn),，適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量及適當(dāng)?shù)慕回泝r(jià)格。（適時(shí),，適質(zhì),，適地,，適量,，適價(jià)）
二．物料采購(gòu)跟單的原因： 以下原因造成我們要對(duì)物料進(jìn)行跟催：
1,、供應(yīng)商方面的原因：由于供應(yīng)商方面的原因造成交貨不及時(shí)，而使我們必須跟單的原因有：超過(guò)產(chǎn)能的接單和超過(guò)技術(shù)水準(zhǔn)的接單,。制程管理不良,，質(zhì)量管理不充分而造成不良品的增多。來(lái)自低工資的員工工作效率低,，完不成等原因,。
2、企業(yè)方面的原因：供應(yīng)商的選定有誤,，對(duì)他的產(chǎn)能和技術(shù)調(diào)查不足,。所要求的品質(zhì)沒(méi)說(shuō)清楚。價(jià)格的決定很勉強(qiáng),。進(jìn)度的掌握和督促不力,。下訂單到過(guò)遠(yuǎn)的地方。
3,、 溝通方面的原因：信息交換不及時(shí),。
三.物料采購(gòu)跟單流程：
1、 制作訂購(gòu)單: 跟單員接到所需部門(mén)的請(qǐng)購(gòu)單,，要制成訂購(gòu)單傳給供應(yīng)商,。制訂購(gòu)單時(shí)注意：審查請(qǐng)購(gòu)單。熟悉訂購(gòu)的物料,，價(jià)格確認(rèn),，確認(rèn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。確認(rèn)物料需求量,，制定訂單說(shuō)明書(shū),，發(fā)出訂購(gòu)單。（制作采購(gòu)單P,。26）,，將要采購(gòu)的物料名稱(chēng)，規(guī)格型號(hào),，數(shù)量,，價(jià)格。交期等要求表達(dá)清楚,。采購(gòu)單經(jīng)審核無(wú)誤后發(fā)給供應(yīng)商,，并要求供應(yīng)商簽字回傳。
2,、訂單跟蹤：對(duì)長(zhǎng)期合作的,，信譽(yù)好的供應(yīng)商可以不進(jìn)行跟蹤,。跟蹤加工工藝，跟蹤原材料,，跟蹤加工過(guò)程,，跟蹤組裝總測(cè)，跟蹤包裝入庫(kù),。
3,、物料檢驗(yàn)：確定檢驗(yàn)日期，通知檢驗(yàn)人員,，進(jìn)行物料檢驗(yàn),，處理檢驗(yàn)問(wèn)題。
4,、物料進(jìn)倉(cāng)：協(xié)調(diào)送貨,，協(xié)調(diào)接受，通知送貨,，物料入庫(kù),，處理接受問(wèn)題。
四．物料采購(gòu)跟單的方法策略：催單的目的是使供應(yīng)商在必要的時(shí)候送達(dá)所采購(gòu)的物料,，使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本降低,。
1． 催單的方法：
（1）按訂單跟催。按訂單預(yù)定的進(jìn)料日期提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催,。
（2）定期跟催,。于每周固定時(shí)間，將要跟催的訂單整理好,，打印成報(bào)表定期統(tǒng)一跟催,。
生產(chǎn)過(guò)程跟單主要是了解企業(yè)的生產(chǎn)進(jìn)度能否滿(mǎn)足定單的交貨期，產(chǎn)品是否按訂單生產(chǎn),，因此跟單員要深入企業(yè)的生產(chǎn)車(chē)間查驗(yàn)產(chǎn)品的質(zhì)量與生產(chǎn)進(jìn)度,，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)處理。因?yàn)樯a(chǎn)過(guò)程跟單的基本要求是使企業(yè)能按訂單即時(shí)交貨及按訂單約定的質(zhì)量交貨,。所以我們要深入到生產(chǎn)線,，查看進(jìn)度，查看質(zhì)量,。
一．生產(chǎn)過(guò)程跟單的基本要求：
1,、按時(shí)交貨：要使生產(chǎn)進(jìn)度與訂單交貨期相吻合，做到不提前也不推遲,。
2,、按質(zhì)交貨：生產(chǎn)出來(lái)的產(chǎn)品符合訂單的質(zhì)量要求。
二．生產(chǎn)過(guò)程跟單的流程：
1,、下達(dá)生產(chǎn)通知書(shū),。跟單員接到客戶(hù)訂單后,，應(yīng)將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。通知單要明確客戶(hù)所訂產(chǎn)品的名稱(chēng),，規(guī)格型號(hào),，數(shù)量，包裝要求,，交貨期等,。
2,、分析生產(chǎn)能力,。 生產(chǎn)通知單下達(dá)后，要分析企業(yè)的生產(chǎn)能力,。能否按期,，按質(zhì)地交貨。如不能應(yīng)采取什么措施,？要不要外包,？
3、制定生產(chǎn)計(jì)劃： 生產(chǎn)計(jì)劃的制定及實(shí)施關(guān)系著生產(chǎn)管理及交貨的成敗,。跟單員要協(xié)助生管人員將訂單及時(shí)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單,。
4、跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度
（1） 生產(chǎn)進(jìn)度控制流程：
（2） 生產(chǎn)進(jìn)度控制作業(yè)程序
（3） 生產(chǎn)進(jìn)度控制重點(diǎn)： 實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度發(fā)生差異,，要找原因,。
（4） 跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度的表單：生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表，生產(chǎn)進(jìn)度差異分析表,，生產(chǎn)進(jìn)度控制表,，生產(chǎn)異常處理表，生產(chǎn)線進(jìn)度跟蹤表,。
5.交期延誤：如是工廠原因,，要通知客戶(hù)，取得同意后方可出貨,。如不同意,，一是協(xié)商，我們可承擔(dān)部分費(fèi)用將貨出去,。二就只好取消訂單了,。
6.我們?cè)偬嵋幌掠嘘P(guān)訂單的更改問(wèn)題：客戶(hù)對(duì)已下的訂單因市場(chǎng)變化會(huì)有更改,，有數(shù)量上的,，（或增加,，或減少）,。有包裝上的,。（彩印，或白合）,。有交期的變更,。（或提前，或推遲）,。接到客戶(hù)要求變更,，首先要看改什么？能否接收,？如我們的貨已生產(chǎn)的差不多了,，已收尾，就不可能再更改了,。如還沒(méi)按排,，問(wèn)題不大。如已按排了部份,，要進(jìn)行協(xié)商,。比如數(shù)量要減，我們已按原數(shù)量采購(gòu)了材料,。
1．下單方式：客戶(hù)下單的方式有：通過(guò)電話,，F(xiàn)ax, Email或書(shū)面合同等方式,。
2．接單的途徑：交易會(huì)，出訪,，出國(guó)參展,，邀請(qǐng)客戶(hù)來(lái)訪，利用我們的網(wǎng)站,，等等,。
3．接單的形式：在出口貿(mào)易中，跟單員接的單沒(méi)有特定的限制,，最常見(jiàn)的是：
（1） 合同：（CONTRACT）合同有銷(xiāo)貨合同（SALES CONTRACT）和購(gòu)貨合同（PURCHASE CONTRACT）,。前者由賣(mài)方草擬，后者由買(mǎi)方草擬,。
（2） 確認(rèn)書(shū),；（/confirm/iATION）它比合同要簡(jiǎn)化些。對(duì)異議,，仲裁,，不可抗力等條款都不列入。它也有銷(xiāo)貨確認(rèn)書(shū)（SALES /confirm/iATION）和購(gòu)貨確認(rèn)書(shū)（PURCHASE /confirm/iATION）,。這種格式的合同一般適用于成交金額不大,，批次較多的輕工商品,，日用品，土特產(chǎn)等,。而合同用的比較正規(guī),。機(jī)器設(shè)備，大棕貿(mào)易的進(jìn)出口,。
還有協(xié)議書(shū),，意向書(shū)，訂單和委托訂單等,。要提的是,，客戶(hù)從國(guó)外直接發(fā)來(lái)的訂單或委托訂單，我們收到后要回復(fù),，不能置之不理,，否則算默認(rèn)。
4．接單的程序： 接單的程序可分為詢(xún)盤(pán),，發(fā)盤(pán),，還盤(pán)和接受四個(gè)環(huán)節(jié)。
（1） 詢(xún)盤(pán)：（INQUIRY）又叫詢(xún)價(jià),。
（2）發(fā)盤(pán)：（OFFER）又叫發(fā)價(jià),。是買(mǎi)方或賣(mài)方向?qū)Ψ教岢龈黜?xiàng)交易條件,，并愿意按照這些條件達(dá)成交易,，訂立合同的一種確定的表示。在實(shí)際業(yè)務(wù)中,，發(fā)盤(pán)通常是一方在收到對(duì)方的詢(xún)盤(pán)后作出的,。
（3） 還盤(pán)：（COUNTER-OFFER）又叫還價(jià)。
（4）接受（ACCEPTANCE）買(mǎi)方或賣(mài)方同意對(duì)方在發(fā)盤(pán)中提出的各項(xiàng)交易條件,，并愿意按這些條件達(dá)成交易,，訂立合同的一種確定的表示。
二．審單：即審核合同
1．審單內(nèi)容： 確認(rèn)產(chǎn)品名稱(chēng),，規(guī)格,，質(zhì)量，數(shù)量,，單價(jià),，價(jià)格條款，總額,，付款方式,，包裝要求，交貨期,，交貨方式,。
2．審單方法：
（1）產(chǎn)品名稱(chēng),，規(guī)格： 審查時(shí)產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品？與我們的產(chǎn)品資料能否對(duì)上號(hào),？有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱(chēng)的代碼同時(shí)也代表了規(guī)格,。
（2）質(zhì)量：也稱(chēng)品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合,。在國(guó)際貨物買(mǎi)賣(mài)中,，貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進(jìn)行審單的首要條件,。
（3） 數(shù)量： 應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時(shí)備妥,，其計(jì)量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定,。約數(shù)：如合同數(shù)量前加“約”,，可使交貨數(shù)量有適當(dāng)?shù)臋C(jī)動(dòng)。國(guó)際上對(duì)約字的含義解釋不一,。有的認(rèn)為是2,。5%，有的認(rèn)為是5%,。按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》,，信用證上如規(guī)定約字，應(yīng)允許有不超過(guò)10%的增減幅度,。
（4）單價(jià),，總額的審查：
1、客戶(hù)下單有的會(huì)將單價(jià)標(biāo)出,，我們要對(duì)照我們的報(bào)價(jià)表審查是否對(duì),？總額有沒(méi)有加錯(cuò)？ 新客戶(hù)下單,，要查看我們給他的報(bào)價(jià),。
2、通常我們以美元為結(jié)算貨幣,，但也有以其它幣種的,。要注意的是要用在國(guó)際上流通的硬貨幣。（英鎊,，港幣,，歐元）
（5）價(jià)格條款的審查： 出口貨物的單價(jià)條款，也稱(chēng)價(jià)格術(shù)語(yǔ),，常用的有：
FOB 船上交貨價(jià)（指裝運(yùn)港的價(jià)格條件）,， C&F （Freight or Carriage Paid to…..）運(yùn)費(fèi)付至指定目地的交貨， CIF 成本+保險(xiǎn)費(fèi)+運(yùn)費(fèi)（指目的港）價(jià)格。常用的FOB CFR CIF幾種價(jià)格的換算及公式介紹如下：
（1） FOB價(jià)格換算為其它價(jià)：
CFR價(jià) = FOB價(jià) + 運(yùn)費(fèi)
FOB價(jià) +運(yùn)費(fèi)
CIF價(jià) = --------------------------------
1 - 保險(xiǎn)費(fèi)率 X 投保加成
（2） CFR價(jià)格換算為其它價(jià)：
FOB價(jià) = CFR價(jià) – 運(yùn)費(fèi)
CFR價(jià)
CIF價(jià) = ---------------------------------
1 – 保險(xiǎn)費(fèi)率 X 投保加成
（3） CIF價(jià)格換算為其它價(jià)：
FOB價(jià) = CIF價(jià) X （1 – 投保加成 X 保險(xiǎn)費(fèi)率） - 運(yùn)費(fèi)
CFR價(jià) = CIF價(jià) X （ 1 – 投保加成 X 保險(xiǎn)費(fèi)率）
（6）付款方式審查：
1. 付款方式是否能接受,？LC ,，付定金，等等,。
2. 支付的貨幣能否接受,？
（7）包裝要求的審查：
1． 工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝，展示給客戶(hù)能否接受,？
2． 客戶(hù)提供的包裝（彩印,，尺寸）我們能否做？
3． 客戶(hù)提供的包裝資料是否齊全,？（內(nèi)包裝,，外包裝，標(biāo)簽,，說(shuō)明書(shū)）
內(nèi)包裝：普合,，白合，彩合,，吸塑
外包裝：紙箱,，木箱，桶裝,，編織袋,。最主要是嘜頭印刷。
（8）交貨期的審查：跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理,，公司是否能及時(shí)籌備到貨物,，并裝船送達(dá)。交貨期一般應(yīng)規(guī)定一個(gè)期限,，而不是某個(gè)具體日期,。期限有長(zhǎng)有短,?？梢允?周，3周,，或一個(gè)月,，二個(gè)月，一個(gè)季度或更長(zhǎng),。
（9）交貨方式的審查： 運(yùn)輸主要有海運(yùn),，陸運(yùn)，空運(yùn),，郵寄等等,。
注：如運(yùn)費(fèi)由客戶(hù)支付，客戶(hù)決定交貨方式。如我們付費(fèi),，盡量用海運(yùn),。如報(bào)的價(jià)是連同海運(yùn)價(jià)，而客戶(hù)要求空運(yùn)（趕銷(xiāo)售）,，我們可要求客戶(hù)承擔(dān)多出部分的費(fèi)用,。
關(guān)于樣品： 要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步,。
1． 寄目錄,，樣本：
2． 準(zhǔn)備樣品。
（1） 工廠現(xiàn)有的款式
（2） 新款
（3） 客戶(hù)來(lái)樣,。
要領(lǐng)：無(wú)論老品,，新品，還是客戶(hù)來(lái)樣,，樣品都要寄給客人進(jìn)行確認(rèn),。特別是新品可能要反復(fù)修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認(rèn)樣品,，以免客人在下單時(shí)找不到確認(rèn)樣,。在國(guó)際貿(mào)易中，憑樣品成交的比重很大,。作為
跟單員,，我們要做到：
A： 有完整的產(chǎn)品資料，主動(dòng)進(jìn)行宣傳,。
B： 新品的成本,，價(jià)格要進(jìn)行核算。
C： 新品的制作要留有實(shí)樣,。
D： 客戶(hù)的來(lái)樣要保存好原樣,。
三．形式發(fā)票：PROFORMA INVOICE
買(mǎi)方為了向其本國(guó)當(dāng)局申請(qǐng)進(jìn)口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱(chēng),，規(guī)格,，價(jià)格等條件開(kāi)立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用,，對(duì)雙方都無(wú)最終約束力,。為了區(qū)別于正式發(fā)票，它必須明顯表明“形式發(fā)票”字樣,。形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息,。（收貨人，合同號(hào),，形式發(fā)票號(hào),，開(kāi)出日期）。 產(chǎn)品信息 （品名，數(shù)量,，價(jià)格,，交貨期）。合同條款（價(jià)格條款,，付款方法）,。此外，提供我們的銀行資料以便客戶(hù)開(kāi)證或匯款,。
注意幾點(diǎn)：
1 .單價(jià)條款要明確 （FOB, CFR, CIF）
2 .交期要明確
3 .付款條件要明確 （LC, TT）
四．出口貨物跟單的基本程序：出口貨物跟單是跟單員對(duì)履行合同的跟進(jìn),。它以貨，證,，船,，款為中心，包括備貨,，催證,，改證，租船訂倉(cāng),，(報(bào)關(guān),，報(bào)驗(yàn)，裝船),，制單,，結(jié)匯等環(huán)節(jié)。我們將這些程序概括為：
(1).籌備貨物：按訂單及信用證的要求,，按時(shí),，按質(zhì)，按量地備好貨物,。
(2).催審單證：大多數(shù)的支付方式是L/C,。對(duì)安全收匯有保障，因它是銀行信用,。只要所裝運(yùn)貨物與信用證條款一致,，銀行保證付款。跟單員應(yīng)對(duì)以L/C為支付方式的合同進(jìn)行催證,，審核和修改的跟蹤工作,。
催證：貨物快完成時(shí)，要催證,。
審證：審證是銀行和公司的共同職責(zé)，但在范圍和內(nèi)容上有所不同,。銀行從政策面上審,，如開(kāi)證的國(guó)家有無(wú)貿(mào)易往來(lái)，開(kāi)證行的資信等等。公司則審開(kāi)證人和受益人是否正確,，L/C的貨物和金額與合同是否相同,，裝期，特別條款等,。
改證：審證后發(fā)現(xiàn)問(wèn)題是常事,。包裝上，總金額,，效期,，包括拼寫(xiě)錯(cuò)誤。要求對(duì)方修改,，一份L/C,，可能有幾處問(wèn)題，我們要一一指出,，一次性修改,。
(3).訂倉(cāng)裝船：貨物備妥，L/C沒(méi)問(wèn)題后,，我們就要進(jìn)入到出貨裝柜,，租船訂倉(cāng)和裝船的階段。按CFR 和CIF成交的,，我們負(fù)責(zé)租船訂倉(cāng)和裝船的手續(xù),。
首先： 出貨裝柜：（P。28）跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事,。這當(dāng)中要做的工作有貨柜選擇,，制作裝箱單，跟蹤裝柜等,。
A． 貨柜選擇：（P,。29）根據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：20’ 29 – 30立方/17.5噸 40’ 58 – 61 立方/22.5噸 40’H 68 –71立方/27.5噸
B．制作裝箱單：（P,。30）裝箱單著重表現(xiàn)貨物的包裝情況,。應(yīng)包括出貨的品名規(guī)格，數(shù)量,，箱數(shù),，毛凈重，包裝尺碼,，總體積,，箱號(hào)，嘜頭等,。
C．跟蹤裝柜：（P,。31）出貨前一天通知有關(guān)人員并確定出貨數(shù)量的準(zhǔn)確性,。協(xié)助生產(chǎn)部門(mén)安排好人員裝柜。貨柜到廠后,，跟單員要監(jiān)裝,，指導(dǎo)貨物的擺放。如一個(gè)柜內(nèi)有幾種貨,，每一規(guī)格的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關(guān)查貨用,。
(4).制單結(jié)匯：是出口貨物跟單的最后一個(gè)環(huán)節(jié)。
A.制單：貨物裝船后,，跟單員要及時(shí)按L/C,，合同或其它單據(jù)的內(nèi)容制作各種單據(jù)。要在L/C的有效期內(nèi)將單據(jù)送交銀行,。出口單據(jù)主要有：匯票,，發(fā)票，海關(guān)發(fā)票,，提單,，裝箱單，產(chǎn)地證,，商檢證,，保險(xiǎn)單等。
B.結(jié)匯:如按L/C的規(guī)定制作了單據(jù),，并及時(shí)送交了銀行,，我們就可及時(shí)收到貨款了。單據(jù)要求：正確,，完整,，及時(shí)，簡(jiǎn)明,，整潔,。
五．進(jìn)口貨物跟單的基本程序：
（1） 就是跟進(jìn)進(jìn)口合同的履行。其程序?yàn)椋鹤獯唫}(cāng),，申請(qǐng)開(kāi)證,，催交裝運(yùn)，辦理保險(xiǎn),，商檢報(bào)關(guān)及接貨驗(yàn)收等,。
一．采購(gòu)跟單的基本要求：適當(dāng)?shù)慕回洉r(shí)間，適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量,，適當(dāng)?shù)慕回浀攸c(diǎn),，適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量及適當(dāng)?shù)慕回泝r(jià)格。（適時(shí),，適質(zhì),，適地,，適量,，適價(jià)）
二．物料采購(gòu)跟單的原因： 以下原因造成我們要對(duì)物料進(jìn)行跟催：
1,、供應(yīng)商方面的原因：由于供應(yīng)商方面的原因造成交貨不及時(shí)，而使我們必須跟單的原因有：超過(guò)產(chǎn)能的接單和超過(guò)技術(shù)水準(zhǔn)的接單,。制程管理不良,，質(zhì)量管理不充分而造成不良品的增多。來(lái)自低工資的員工工作效率低,，完不成等原因,。
2、企業(yè)方面的原因：供應(yīng)商的選定有誤,，對(duì)他的產(chǎn)能和技術(shù)調(diào)查不足,。所要求的品質(zhì)沒(méi)說(shuō)清楚。價(jià)格的決定很勉強(qiáng),。進(jìn)度的掌握和督促不力,。下訂單到過(guò)遠(yuǎn)的地方。
3,、 溝通方面的原因：信息交換不及時(shí),。
三.物料采購(gòu)跟單流程：
1、 制作訂購(gòu)單: 跟單員接到所需部門(mén)的請(qǐng)購(gòu)單,，要制成訂購(gòu)單傳給供應(yīng)商,。制訂購(gòu)單時(shí)注意：審查請(qǐng)購(gòu)單。熟悉訂購(gòu)的物料,，價(jià)格確認(rèn),，確認(rèn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。確認(rèn)物料需求量,，制定訂單說(shuō)明書(shū),，發(fā)出訂購(gòu)單。（制作采購(gòu)單P,。26）,，將要采購(gòu)的物料名稱(chēng)，規(guī)格型號(hào),，數(shù)量,，價(jià)格。交期等要求表達(dá)清楚,。采購(gòu)單經(jīng)審核無(wú)誤后發(fā)給供應(yīng)商,，并要求供應(yīng)商簽字回傳。
2,、訂單跟蹤：對(duì)長(zhǎng)期合作的,，信譽(yù)好的供應(yīng)商可以不進(jìn)行跟蹤,。跟蹤加工工藝，跟蹤原材料,，跟蹤加工過(guò)程,，跟蹤組裝總測(cè)，跟蹤包裝入庫(kù),。
3,、物料檢驗(yàn)：確定檢驗(yàn)日期，通知檢驗(yàn)人員,，進(jìn)行物料檢驗(yàn),，處理檢驗(yàn)問(wèn)題。
4,、物料進(jìn)倉(cāng)：協(xié)調(diào)送貨,，協(xié)調(diào)接受，通知送貨,，物料入庫(kù),，處理接受問(wèn)題。
四．物料采購(gòu)跟單的方法策略：催單的目的是使供應(yīng)商在必要的時(shí)候送達(dá)所采購(gòu)的物料,，使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本降低,。
1． 催單的方法：
（1）按訂單跟催。按訂單預(yù)定的進(jìn)料日期提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催,。
（2）定期跟催,。于每周固定時(shí)間，將要跟催的訂單整理好,，打印成報(bào)表定期統(tǒng)一跟催,。
生產(chǎn)過(guò)程跟單主要是了解企業(yè)的生產(chǎn)進(jìn)度能否滿(mǎn)足定單的交貨期，產(chǎn)品是否按訂單生產(chǎn),，因此跟單員要深入企業(yè)的生產(chǎn)車(chē)間查驗(yàn)產(chǎn)品的質(zhì)量與生產(chǎn)進(jìn)度,，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)處理。因?yàn)樯a(chǎn)過(guò)程跟單的基本要求是使企業(yè)能按訂單即時(shí)交貨及按訂單約定的質(zhì)量交貨,。所以我們要深入到生產(chǎn)線,，查看進(jìn)度，查看質(zhì)量,。
一．生產(chǎn)過(guò)程跟單的基本要求：
1,、按時(shí)交貨：要使生產(chǎn)進(jìn)度與訂單交貨期相吻合，做到不提前也不推遲,。
2,、按質(zhì)交貨：生產(chǎn)出來(lái)的產(chǎn)品符合訂單的質(zhì)量要求。
二．生產(chǎn)過(guò)程跟單的流程：
1,、下達(dá)生產(chǎn)通知書(shū),。跟單員接到客戶(hù)訂單后,，應(yīng)將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。通知單要明確客戶(hù)所訂產(chǎn)品的名稱(chēng),，規(guī)格型號(hào),，數(shù)量，包裝要求,，交貨期等,。
2,、分析生產(chǎn)能力,。 生產(chǎn)通知單下達(dá)后，要分析企業(yè)的生產(chǎn)能力,。能否按期,，按質(zhì)地交貨。如不能應(yīng)采取什么措施,？要不要外包,？
3、制定生產(chǎn)計(jì)劃： 生產(chǎn)計(jì)劃的制定及實(shí)施關(guān)系著生產(chǎn)管理及交貨的成敗,。跟單員要協(xié)助生管人員將訂單及時(shí)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單,。
4、跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度
（1） 生產(chǎn)進(jìn)度控制流程：
（2） 生產(chǎn)進(jìn)度控制作業(yè)程序
（3） 生產(chǎn)進(jìn)度控制重點(diǎn)： 實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度發(fā)生差異,，要找原因,。
（4） 跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度的表單：生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表，生產(chǎn)進(jìn)度差異分析表,，生產(chǎn)進(jìn)度控制表,，生產(chǎn)異常處理表，生產(chǎn)線進(jìn)度跟蹤表,。
5.交期延誤：如是工廠原因,，要通知客戶(hù)，取得同意后方可出貨,。如不同意,，一是協(xié)商，我們可承擔(dān)部分費(fèi)用將貨出去,。二就只好取消訂單了,。
6.我們?cè)偬嵋幌掠嘘P(guān)訂單的更改問(wèn)題：客戶(hù)對(duì)已下的訂單因市場(chǎng)變化會(huì)有更改,，有數(shù)量上的,，（或增加,，或減少）,。有包裝上的,。（彩印，或白合）,。有交期的變更,。（或提前，或推遲）,。接到客戶(hù)要求變更,，首先要看改什么？能否接收,？如我們的貨已生產(chǎn)的差不多了,，已收尾，就不可能再更改了,。如還沒(méi)按排,，問(wèn)題不大。如已按排了部份,，要進(jìn)行協(xié)商,。比如數(shù)量要減，我們已按原數(shù)量采購(gòu)了材料,。
