當(dāng)你想削減你的參展預(yù)算時(shí),，首要原則是你想保留什么。
削減展會(huì)預(yù)算是一件兩難的事情,。公司管理層只會(huì)要求你削減預(yù)算,，但是什么項(xiàng)目該保留，什么可以削減他們不會(huì)有明確的或具體的指示,。這個(gè)責(zé)任就由負(fù)責(zé)參展的人員來(lái)承擔(dān),。這不是一件容易的事情，因?yàn)槿绻髁隋e(cuò)誤的決定,，可能首先就會(huì)影響你的工作,。　　對(duì)不同的公司和展會(huì)而言,，決定削減哪一部分的預(yù)算是不同的,，并沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),。當(dāng)決定什么該保留什么應(yīng)該削減時(shí)，主管參展的經(jīng)理就會(huì)陷入困境之中,，某些項(xiàng)目是必須保留不可更改的,，但是什么又是可以犧牲的呢？
對(duì)某些公司來(lái)說(shuō),，聚會(huì)就像裙子的褶邊一樣是不可缺少的,；對(duì)另一些公司來(lái)說(shuō)，招待會(huì)對(duì)于建立和維系客戶關(guān)系是必須的,，因此,，這些都不可削減。新聞發(fā)布會(huì)對(duì)某些公司是不需要的奢侈品,，但是對(duì)另一些公司來(lái)說(shuō),，使媒體不斷地對(duì)公司的新產(chǎn)品和新服務(wù)保持關(guān)注是公司戰(zhàn)略的重要組成部分。
無(wú)論是什么行業(yè)的企業(yè)以及企業(yè)的參展戰(zhàn)略是什么,，我們都可以從以下一些成熟的預(yù)算規(guī)律中學(xué)些什么,，這是從許多次的實(shí)驗(yàn)和錯(cuò)誤中總結(jié)出來(lái)的削減預(yù)算的重要規(guī)律?！　】梢韵鳒p的預(yù)算在我們討論什么費(fèi)用必須支出之前,，讓我們先看看什么費(fèi)用容易削減。有幾種方式可供選擇,。
1.盡量減少贈(zèng)品的費(fèi)用現(xiàn)場(chǎng)的展會(huì)管理者對(duì)此可能會(huì)有抱怨,，但他們會(huì)理解的。無(wú)論如何,，贈(zèng)送會(huì)使你產(chǎn)生這樣的想法“這個(gè)人可能不是我們的目標(biāo)客戶”,，英特爾公司一位曾經(jīng)負(fù)責(zé)參展的專家這么認(rèn)為，他從1992年至2000年都管理了英特爾公司的參展項(xiàng)目,。英特爾公司在展會(huì)上用于贈(zèng)送的花費(fèi)從5000美元到3萬(wàn)美元不等,，特別在一些大型展會(huì)上，比如：在COMDEX上,。假如你的公司像英特爾這樣一年參加20多個(gè)展會(huì)并送出相應(yīng)的贈(zèng)品,，那么可能節(jié)約的費(fèi)用將達(dá)到6位數(shù)。
即使你沒(méi)有參加那么多展會(huì),，你也可以計(jì)算一下在贈(zèng)品方面節(jié)約的費(fèi)用：根據(jù)最近的一項(xiàng)調(diào)查,，贈(zèng)品是提高預(yù)算的典型開(kāi)支，經(jīng)常占到展會(huì)預(yù)算的8-12%,。英特爾參加COMDEX展會(huì)時(shí)在贈(zèng)品上花費(fèi)了大約3萬(wàn)美元,，占總的參展費(fèi)用的1.5%。
2.降低展位清潔服務(wù)的費(fèi)用在一些小的展位上，比如說(shuō),，10×10英尺,、10×40或者20×20英尺的展位，一般都是由展位上的員工做清潔工作,。在一些大型展位上,，如40×50、50×50或者50 ×70英尺的展位,，可能有專門(mén)的清潔工人來(lái)清掃垃圾或者廢料,。不過(guò)有經(jīng)驗(yàn)的管理者就會(huì)要求清潔工人在展位剛搭建好的時(shí)候來(lái)打掃一次，而不是每天有專人打掃,。