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1. 訂艙單用下貨紙根據(jù)貨主提供的委托單制作,。需要填制的項(xiàng)目有：SHIPPER,、CONSIGNEE、NOTIFY ,、POR,、MARKS&NOS、QUANTITY,、DEscriptION OF GOODS,、GROSS WEIGHT IN KILOS、MEASUREMENT,、TOTAL,。
2. 打制完上述內(nèi)容后,，注明運(yùn)輸條款。在訂艙單的右上角打上代理人的電話,、傳真,，并加蓋代理人方章，送至配載的船公司,。
二,、收到貨主正式單據(jù)后進(jìn)行審單。
1. 單證必須齊全,。
貨主必須提供的單據(jù)有：合同副本(售貨確認(rèn)書,、形式發(fā)票)、正本裝箱單至少一份,、正本發(fā)票至少一份,、正本出口收匯核銷單，出口貨物如需海關(guān)監(jiān)管條件還必須提供相應(yīng)證件,。
2. 如果貨主提供的單據(jù)已繕制好,，可以從以下方面審核：
A、合同,、委托與裝箱單,、發(fā)票上顯示的尺碼、重量是否一致,。
B,、合同、委托與裝箱單,、發(fā)票上顯示的金額以及幣種是否一致(合同金額不小于發(fā)票金額),。
C、合同,、委托與裝箱單,、發(fā)票上顯示的發(fā)票號(hào)是否一致。
D,、合同,、委托與裝箱單、發(fā)票上顯示的合同號(hào)是否一致,。
E,、正本單據(jù)不許有任何涂改。
F,、合同不能是手寫,，否則用打字機(jī)重新繕制。
3. 如果貨主提供的單據(jù)空白,，可按下列項(xiàng)目繕制：
A,、裝箱單主要填制的內(nèi)容為麥頭,、發(fā)票號(hào)碼、合同號(hào),、裝貨港、卸貨港,、品名,、規(guī)格、數(shù)量,、毛重,、凈重。
B,、發(fā)票主要填制的內(nèi)容為嘜頭,、合同號(hào)、發(fā)票號(hào),、裝貨港,、卸貨港、貨物描述,、數(shù)量,、單價(jià)、總價(jià),。
三,、轉(zhuǎn)報(bào)關(guān)單據(jù)。
接到船公司集港通知后,，取回下貨紙,。在集港前一天下午3時(shí)前，電話同港務(wù)局貨運(yùn)科做集港計(jì)劃,，制下貨小條(一式三聯(lián)),。
A、轉(zhuǎn)至報(bào)關(guān)行的單據(jù)有,，裝箱單,、發(fā)票、合同,、委托報(bào)關(guān)協(xié)議,、報(bào)關(guān)單、下貨紙,、聯(lián)系單(一式兩聯(lián)),、海關(guān)監(jiān)管條件涉及的證件，上述單據(jù)各1份,。
B,、編號(hào)為1,、2、3的單據(jù)必須由貨主提供,。
C,、委托報(bào)關(guān)協(xié)議(副本也可以)，用規(guī)定格式加蓋出口單位公章,，填上相應(yīng)內(nèi)容,。
D、下貨紙,。在前述訂艙單的基礎(chǔ)上,，在相應(yīng)的位置補(bǔ)充船名、航次,、提單號(hào),，貨物描述需用中文加以標(biāo)識(shí)，報(bào)關(guān)只需提供裝貨單收貨單留底聯(lián),，每一聯(lián)的右上角都應(yīng)加蓋代理人方章,。下貨紙裝貨單應(yīng)蓋有該條船船代的簽章。
E,、聯(lián)系單,。聯(lián)系單是代理人與報(bào)關(guān)行聯(lián)系的單據(jù)，上面列明代理人轉(zhuǎn)給報(bào)關(guān)行何種單據(jù)及份數(shù),，將單據(jù)轉(zhuǎn)至報(bào)關(guān)行前,，應(yīng)填好一式兩聯(lián)的聯(lián)系單，單據(jù)轉(zhuǎn)至報(bào)關(guān)行后,，其中一聯(lián)應(yīng)有報(bào)關(guān)行相關(guān)人員的簽字,，以備存檔。
F,、合同,、裝箱單、發(fā)票,、報(bào)關(guān)單,、許可證、商檢證轉(zhuǎn)至報(bào)關(guān)行前應(yīng)有留底,。
四,、確認(rèn)提單。
A,、繕制提單前應(yīng)注意貨主有無特殊要求,，一般情況下，貨主都會(huì)在委托中注明。
B,、如要求在提單中顯示"SHIPPED ON BOARD"簽單時(shí),，應(yīng)注意上、下簽章(其中之一應(yīng)簽在SHIPPED ON BOARD 旁邊),。
C,、如果涉及倒簽、預(yù)借,，應(yīng)事先與船公司確認(rèn)好是否能接受,，如果可以接受，應(yīng)填制好保函傳真給貨主,，讓其加蓋公章,，返回后再由代理人提供給相關(guān)船公司,。
